みなさん、こんにちは。船井総研の大嶽です。

さて、今回は前回に引き続き、コーディネーターの業務効率化について
お話をしたいと思います。

今回は「どの項目にどのくらい時間をかけているかを整理する」という点についてです。

前回は全てのコーディネーターの業務内容を整理するというところまでお伝えしましたが、
これが完了すれば、それら業務にどれくらいの時間をかけているかを整理しなければ
なりません。

以下の手順で行なってください。

１．それぞれの業務にかかった全ての社員が費やした時間を算出し、その構成比を出す。
例えば、ある企業様では、上位５位が

（１）シッターをピックアップする→１３．０％
（２）シッターにメールを送る→１２．３％
（３）他のスタッフに相談する→１１．１％
（４）お客様から電話を受ける→１０．５％
（５）パソコンに入力する→１０．３％

という結果が出ました。

ピックアップに一番時間を割いているということが課題である事が分かります。
また、メールにかなり時間を割いているのも課題である事が分かります。

２．個人別に差異を見る
次に、個人別にそれぞれの業務に掛かった時間を考えます。
それによって、ある企業ではＡさんは人一倍システムに入力する時間に割いて
おり、Ｂさんはシステム上でシッターを探す時間にかなりの時間を割いていたのです。

要するに人によってかなりのバラつきがあるということです。

このように、業務とそれに掛かる時間を整理する事で課題が浮き彫りになります。

次回は、「課題を抽出して最適フローを創る」というお話をさせていただきます。