こんにちは、
船井総研の伊藤です。

今日は「データの管理方法」についてお伝えします。

普段保育園で電話や見学の際に、どのようにデータ管理を行なっているでしょうか？

電話がかかってきたら、規定の用紙に記入をし、
一月ごとにファイルに保管し、
さらに一年ごとにファイルに保管・・・

気付けばそのままファイルで用紙のみ保管し、
その後使用したいときには膨大な量の紙データから探し出す必要がある・・・

普段の保育で疲れている中、
さらに仕事が増えるのは大変なことです。

データを取ったら取りっぱなしではなく、
何年たっても見やすく、管理のしやすいデータにしておくことが
後々便利です。

やはりデータ管理はパソコンが断然便利になります。
エクセルファイルにフォーマットを作成し、
あとはそこにその通りに打ち込んでいけば完了です。

項目は様々ですが、
・保護者の方の名前
・お子さんの名前
・生年月日
・電話番号
・住所
・メールアドレス
・備考（または対応者コメント）

など、決まった項目をつくってしまい、
その日、もしくはその週に打ち込みを行なえば
たまることなく、データをすっきりと管理をすることができます。

前回メルマガについてお伝えしましたが、
「メルマガを始めてみよう！」と思ったときに
膨大な紙の中からメールアドレスの記入されている保護者をピックアップし、
それを打ち込み・・・ということを考えると
すぐに始められることも後回しになってしまいます。

小さなことですが、データの管理は保育園を経営するうえで非常に大切なことです。
これを機に、データの管理方法を見直してみませんか？